Nel mondo sempre connesso di oggi la comunicazione su internet avviene progressivamente sempre più attraverso i social network o tramite applicazioni come WhatsApp. Ci sono però delle valide alternative che è interessante riscoprire in questo articolo.
Una di queste è da tutti noi conosciuta. Esiste addirittura dal 1971, anno della sua invenzione: La posta elettronica. È veloce, gratuita, personalizzabile e con molte funzioni che ne rafforzano la sicurezza, caratteristiche che spesso non troviamo in altri sistemi per lo scambio di messaggi.
Oggi vedremo come sfruttare in modo efficace gli strumenti che le e-mail ci mettono a disposizione. Non vi resta che leggere questo articolo prima di comporre un nuovo messaggio e premere il tasto “Invia”.
Sfruttare le intestazioni
Prima di comporre il testo di una mail è bene conoscere tutte le possibilità che ci vengono fornite dalle Intestazioni: l’intestazione di una mail precede il messaggio vero e proprio e contiene tutti quei parametri che specificano (tra le altre cose) il mittente e i destinatari di un messaggio.
Utilizzate sempre il campo “Oggetto”: come saprete il campo oggetto ci consente di descrivere in poche parole il tema o il contenuto trattato nella mail: è sempre saggio utilizzarlo perché chi riceve la mail potrà cogliere subito un riferimento sintetico al contenuto del messaggio senza nemmeno aprirlo, inoltre l’oggetto ci aiuta a distinguere tra messaggi diversi inviati dallo stesso mittente.
I campi “Cc” e “Ccn”: L’origine di queste funzioni è antecedente alle comunicazioni elettroniche quando si realizzavano le “copie per conoscenza” o “copie carbone” partendo da un documento originale. Nelle email possiamo suddividere l’invio di un messaggio ai diretti interessati (da inserire nel campo “A:” e a coloro che devono solamente venire a conoscenza o restare informati sui messaggi scambiati tra mittente e destinatario (campo “Cc”). Ancor più selettiva è la funzione “Ccn – Copia carbone nascosta”: inserendo più indirizzi in questo campo, ogni destinatario non potrà vedere a quali altri indirizzi è stato inviato il messaggio.
Questi due campi non sono obbligatori ma, usandoli correttamente, rispetteremo i destinatari a cui inviamo i messaggi e contribuiremo alla difesa dai malware e dai messaggi di spam: quando inviamo un messaggio ad una lunga lista di destinatari senza nasconderne gli indirizzi ognuno potrà vedere (ed utilizzare) gli indirizzi degli altri. Se due destinatari non conoscono i rispettivi indirizzi mail non dovremmo essere noi a fornirglieli accidentalmente. Le liste di mail in chiaro ci espongono poi a dei seri rischi: se anche solo uno dei destinatari subisce un attacco da parte di un virus quei preziosi dati verranno usati per attacchi mirati o per inviare a tutti tonnellate di email spazzatura.
Comporre il messaggio
Testo o HTML?: Siamo dunque arrivati alla scrittura del messaggio vero e proprio. Prima di cominciare però è bene conoscere la differenza tra l’invio o la ricezione di un messaggio in formato testo semplice o in formato HTML. Con il primo si creano messaggi più leggeri, veloci da inviare e ricevere e, generalmente, più robusti in termini di sicurezza; con questo metodo, però, non possiamo utilizzare nessun colore o stile di testo per i nostri contenuti, non possiamo nemmeno usare dei link o della grafica integrata nel messaggio. Per tutto ciò ci serve il formato HTML (lo stesso usato per le pagine web che ogni giorno visitiamo): a fronte di un messaggio dalle dimensioni maggiori possiamo sbizzarrirci (senza esagerare) con colori e stili di testo e possiamo inoltre inviare link a siti o documenti presenti sul web.
L’attuale velocità delle connessioni internet ha reso automatico l’uso di messaggi in formato HTML (per quasi tutte le webmail e i client di posta elettronica questa è la scelta predefinita) ma è bene considerare che vari utenti ancora oggi scelgono di ricevere i messaggi visualizzandoli in formato testo, specie in ambiti lavorativi dove serve la massima efficienza e sicurezza dei dati scambiati. Quando inviate le vostre mail accertatevi che le informazioni contenute (specie le più importanti) siano correttamente visualizzabili anche senza colori, grafiche e formattazioni particolari: il destinatario, altrimenti, potrebbe non visualizzare il messaggio.
Usate sempre il controllo ortografico: Quasi tutti i client di posta elettronica e molte delle webmail online hanno strumenti che controllano eventuali errori ortografici presenti nel messaggio. Sembra un consiglio ovvio, ma è bene usarli prestando attenzione agli errori segnalati. Se un controllo continuo vi sembra troppo invadente impostate il correttore in modo da controllare il testo solo al momento dell’invio del messaggio.
Gestire gli allegati
Non userò questo articolo per spiegarvi come inviare un allegato ma per darvi degli spunti su come sfruttare i servizi gratuiti che internet mette a disposizione per inviare mail in maniera veloce, rispettando la sicurezza e aumentando le probabilità che il destinatario riceva correttamente il messaggio.
Usare i link e i servizi cloud: ad ognuno di noi è successo di ricevere una mail così pesante che ha impiegato un’eternità per essere scaricata e aperta.. questo perché quando si allegano dei file non si pensa all’impatto che questi avranno al momento del loro invio o alla ricezione. Per quanto riguarda le dimensioni sarebbe importante inviare messaggi che non superano una certa soglia (ad esempio sotto i 5 megabyte): se i file possono essere compressi o ridimensionati è bene farlo per ottenere mail più leggere.
Cosa succede però se i file che devo inviare sono comunque molto pesanti? In questo caso possiamo ricorrere ai link e ai servizi di archiviazione online (anche chiamati “cloud”); In questo modo è possibile caricare su uno spazio web i file che dobbiamo spedire e generare un link di collegamento da inserire nel testo della nostra mail. Il destinatario, cliccando sul link, può visualizzare o scaricare i file comodamente. Molti servizi mail (ad esempio Outlook.com con OneDrive e Gmail con Google Drive) forniscono degli strumenti già integrati per allegare file di grandi dimensioni, è possibile inoltre visualizzare un’ampia varietà di file in formati diversi senza dover installare sul pc il programma necessario per aprirli.
Compatibilità e sicurezza: oltre alle loro dimensioni, gli allegati portano con sé il problema del formato utilizzato e dei rischi di sicurezza legati all’apertura di file che potrebbero contenere virus.
Le raccomandazioni da tenere presenti in questo caso sono quella di utilizzare formati compatibili e apribili da tutti, indipendentemente dal tipo di computer o programma installato; è meglio quindi allegare un PDF piuttosto che un documento di Word così come è meglio un’immagine Jpeg rispetto ad un file di Photoshop in formato PSD. Bisogna poi evitare del tutto l’invio di programmi o script eseguibili: possono rappresentare un rischio per la sicurezza e molti servizi mail sposterebbero il messaggio automaticamente nel cestino o ne impedirebbero l’apertura. Se un software o un documento si trova già su internet basta condividerne il link alla pagina che consente di scaricarlo senza dover allegare nulla al messaggio.
